Vi har for tiden produksjonssatt en flow der siste del er et skjema som lærlinger skal signere på. Det er dessverre et stort antall (spesielt ungdom?) som mangler epostadresse i kontakt og reservasjonsregisteret og dermed kan ikke skjemalenke leveres til vedkommende. Vi har forsøkt å minimere problemet med å sende ut en SMS (også fra flyten), men i denne må vi oppfordre til å gå inn på “min side” i Acos, finne skjemaet og signere. SMS’en kan ikke inneholde skjemalenke. Det er de færreste som gjør dette. Dermed sitter vi igjen med mye manuelt ekstraarbeid. Er det noen som ser en god løsning på dette? For vår del, tror jeg at en skjemalenke på sms ville løst mye (som lærlingen bare kan klikke på fra telefonen og fullføre jobben derfra). Alle forslag mottas med takk!
Hei
Det er som du sier: E-postadresse for utsending av oppgavee-post for eksterne skjema hentes fra Kontakt- og reservasjonsregisteret, og når det ikke finnes noen e-postadresse i dette registeret, har ikke Flow noen e-postadresse å sende ut oppgavee-post til.
Det du skriver om SMS: Jeg antar at dere bruker SMS i en meldingsnode, eller?
Jeg ser ingen elegant, automatisert løsning her. Det beste jeg kommer på, er dette:
Ved bygging av flyten
- Sett en fornuftig frist på noden i Flow som er koblet mot skjemaet lærlingene skal signere på (ikke så kort frist at det blir mas for de som faktisk har e-postadresse registrert i Kontakt- og reservasjonsregisteret).
Ved forvaltning av flyten
For å identifisere de skjemaene som lærlingene skulle ha signert på, men som ikke har blitt signert innen fristen:
-
Gå i loggen i Flow.
-
I filtrene i toppen under “Status” velger du “Utgått”, under “Velg flyter” haker du av for den aktuelle flyten, og klikk så på knappen “Søk”, slik:
-
Klikk deg inn på hver enkelt rad som da vises i loggen, identifiser riktig skjema, kopier ut lenke til skjema (se skjermdump under), og lim lenka inn i en e-post du sender til den aktuelle lærlingen.
Kommentarer:
- Løsningen forutsetter at dere har e-postadressene til lærlingene lett tilgjengelig.
- Filtreringen jeg viser over, kan jo også fange opp andre skjemaer i flyten som har frist på seg og som er utgått. Så pass på at du kopierer ut lenke til rett skjema når du har klikket deg inn på den aktuelle oppføringen i loggen.
Narve Strand
Konsulent Selvbetjening
ACOS