Hei! Jobber med et skjema for referat fra samtaler mellom barnehage og foresatte.
Utfylleren vil være pedagogisk leder / ansatt i barnehagen. Skjema benyttes for å kunne lage automatiske saksmapper med bakgrunn i fødselsnummer (“webcruiter-metoden”)
Tradisjonelt signerer foreldrene skjemaet med kulepenn. Vi ønsker å bytte ut dette med at en kopi av skjemaet med evt vedlegg blir sendt automatisk til foreldrene (fødselsnummer skrives inn manuelt i skjemaet) til SDP/Svarut når skjemaet sendes inn. Så kan de evt sende inn merknader / uenigheter som en egen journalpost på skjemaet.
Er det noen mulighet i interact / interact flow for å få en kopi av skjemaet sendt til Svarut?
Direkte svar på spørsmålet er nok nei. Vi har et skjema der det skal genereres et brev som sendes på SvarUt, men der måtte vi legge hele logikken utenom skjemaet. Men noe dere kan vurdere er jo en løsning der dere kobler på signeringstjenesten (om dere har den modulen i Interact).
Dere lager da en flow der skjemaet dere har laget er første skjema/steg i flyt, også lager dere ett til der det innskrevne fødselsnummeret er eier, og der kan dere også legge til et ekstra kommentarfelt. I dette andre skjemaet aktiverer dere signeringstjenesten.
Kopi av det innsendte signerte skjemaet sendes da til utfyllers elektroniske postkasse (jeg mener dette er funksjonalitet som ligger i signeringstjenesten).
En åpenbar svakhet i løsningen; dersom det innskrevne fødselsnummeret ikke har registrert epostadresse i KRR eller har reservert seg mot elektronisk post, vil flyten stoppe. Disse skjemaene vil være vanskelig å få tak i etterkant (her har vi tidligere meldt inn ønske til Acos om muligheten til å endre eier av skjemaet etter at flyten er i gang. Vi har også bedt om andre måter enn å bruke epostadresse registrert i KRR. Vil anbefale at dere også avleverer det opprinnelige skjemaet til arkivet slik at dere ikke mister disse dataene.
Det er riktig som Nils skriver over, at det ikke er mulig å avlevere direkte fra Interact til SvarUt. Takk også til Nils for forslag til løsning av scenariet ved hjelp av Interact Flow.
Jeg skjønner ønsket ditt om avlevering til SvarUt, men vi kommer nok ikke til å lage noen avlevering til SvarUt direkte fra Interact.
Det blir for det første et prinsipielt spørsmål om hvilke oppgaver Interact skal utføre og hvilke oppgaver andre løsninger skal utføre. Interact har utfylling og innsending av skjema som sin kjerneoppgave, mens ekspedering og utsending av dokumenter er noe arkivløsninger har som en naturlig del av sitt ansvar. Da blir også utsendinga automatisk arkivert slik den skal som del av den prosessen. Så vår vurdering er at utsending av brev helst bør være noe Interact kun gjør indirekte ved å trigge et eller annet som fører til at brevet blir sendt, da for eksempel eksisterende funksjonalitet for ekspedering i arkivløsninger.
En annen grunnen av mer teknisk og praktisk art, er at dersom Interact skulle ha avlevert skjemaer direkte til SvarUt, så ville det ha vært en del ting rundt en slik løsning vi ikke ville hatt kontroll over. Mer konkret: Når bruker klikker på «Send inn»-knappen i et skjema, så er prosessen ferdig i det skjemaet er sendt inn. Men når man sender et dokument via SvarUt (og importerer fra SvarInn), så er det flere mekanismer som skal sikre at den som oppretter forsendelsen, skal ha full kontroll helt til dokumentet ligger trygt i postkassen og er lest. Det gjelder status på forsendelsen, status på at dokumentet er mottatt, purre hvis det ikke er mottatt, etc. Så avlevering til SvarUt ville da ha krevd håndtering av et slikt «statuskonsept» i Interact. Dette konseptet finnes allerede i koblingen mellom arkivet og SvarUt/SvarInn, og vi ønsker derfor ikke å utvikle og vedlikeholde dette «dobbelt opp» i Interact.
Når det gjelder det konkrete tilfellet du beskriver, virker det å være snakk om å sende ut brevpost. Dette tenker vi på sikt å løse i ACOS Prosessplattform og ny funksjonalitet for automatisk ekspedering av brev fra WebSak. Til slutt skal det være lett å utvide et Interact-skjema til å bli en prosess med automatisk utsendelse fra WebSak.
I Prosessplattformen vil du kunne konfigurere en prosess som går omtrent sånn:
Et skjema fylles ut og starter en prosess
Første aktivitet i prosessen er en evaluering hos regelmotoren. Prosessmotoren sender de relevante delene av utfyllingen til regelmotoren for evaluering. Regelmotoren tar vare på beslutningen og grunnlaget for beslutningen.
Prosessmotoren tar imot resultatet av regelevalueringen, og arkiverer det til WebSak.
Prosessmotoren ser at neste steg i prosessen ved dette resultatet er aktiviteten for utsending av brev. Prosessmotoren ber WebSak sitt Funksjonsbibliotek om å sende ut brev, og sender over alle data som skal flettes.
