Påfølgende skjema inn på riktig sak i arkivsystem

Vegavdelingen hos oss har behov for at påfølgende søknader kommer inn på riktig sak i P360.

Vi mottar først en søknad om graving - entreprenøren vil motta referansenummeret for skjemaet i kvitteringen ved innsending. Utfordringen er at flere vil sende inn nye skjema som skal på samme saksnummer i P360 før de mottar svar på opprinnelig søknad (eksempelvis innmelding av valgt entreprenør og endringsmelding) og dermed altså før de mottar saksnummeret for saken i P360.

Hvordan løser dere slike tilfeller når dere setter opp avlevering til arkivsystem?

I de tilfeller entreprenør allerede har fått saksnummeret i arkivsystemet før de sender påfølgende skjema så bes de om å oppgi det i påfølgende skjema - da er avlevering grei.

1 Like

Siden vi ikke kjenner sakID allerede i første skjema, kan vi heller ikke formidle dette til brukeren. Derfor er dette en utfordring som krever at vi tenker litt utenfor boksen.

Min første tanke her er at man kan generere et referansenummer eller bruke skjemareferansenummeret i det første skjema, og så vil dette bli sendt inn som en klassering ved opprettelse av sak. Hvis man da benytter samme ordningverdi i neste skjema, vil det da være mulig å gjenfinne saken.

1 Like

Vi har forsøkt å sette opp avlevering ved å mappe inn referansenummer i avleveringen av påfølgende skjema. Skjemaet kommer inn i 360, men det det opprettes da ny sak. Det vil bli temmelig uoversiktlig for saksbehandlere - hvis man i det hele tatt finner ut av at det er to saker som omhandler sammen tiltak.

Kjenner du til om noen andre kunder har erfaringer med å koble innsending av skjema som hører sammen saksmessig?