Hei,
Vi ønsker å gjøre svarbrev for nyansatte digitale, og tenker at når vi nå har fått Flow for eksterne skjema så kan vi få til dette. Men vi sliter litt med at vi ikke har fødselsnr. til den som skal ansettes på det tidspunktet at tilbudsbrevet/svarbrevet skal sendes ut, og dermed ikke får sendt en oppgave til vedkomne. Vi diskuterer litt ulike måter å gjøre dette på, og lurer dermed på om det er noen andre som gjør dette, og hvordan?
Kan nevnes at vi bruker Visma rekruttering.
Hei Susanne,
Jeg antar at svardialogen dere vil sende ut kan inneholde private opplysninger som lønn og personalia?
Grunnen til at oppgaver i Flow deles ut på bakgrunn av enten brukernavn eller fødselsnummer er at man da kan autentisere brukeren med en pålogging før de får tilgang til oppgaven og opplysningene som ligger i den. Uten det leddet kunne vi endt opp med å eksponere dataene til uvedkommende. Det vil det være fare for selv om en unik lenke til oppgaven sendes på e-post.
Jeg ville nok snudd på dette og undersøkt hvordan dere kan få tak i fødselsnummeret til den nyansatte før utsendelse. Kan dere få det fra dem direkte? Eller kan leder søke det opp i Folkeregisteret? Om nødvendig kan vi kanskje få til et folkeregisteroppslag i skjemaet til lederen, men i så fall må dere først se litt på hvem i organisasjonen som skala lov til å søke i Folkeregisteret.