Alver kommune skal snart gå i gang med å sende ut arbeidsavtaler til rundt 3000 ansatte. Mange av disse har flere stillinger i kommunen, og Alver ønsker at en persons stillinger signeres hver for seg. Hver avtale skal avleveres til personalmappen, og hvis denne ikke finnes fra før skal mappen opprettes. Her må det altså opprettes en regel i mottaket som bruker ordningsprinsipp og arkivdel.
Datakilden
Denne datakilden inneholder alle vesentlige opplysninger som er viktig når avtalen skal opprettes. Her er fødselsnummeret den identifikatoren vi bruker for å gjøre oppslag i kilden. Når en person logger inn i skjemaet, gjøres det et oppslag basert på den innloggedes fødselsnummer hentet fra ID-porten. Fra den store listen på mellom 4-5000 rader, returneres mellom flere rader – avhengig av hvor mange stillinger den ansatte har.
Innlogging
Når du logger inn i skjemaet, brukes variabelen PROFIL[«FNR»] til å finne gjeldende data. Her er det veldig viktig å skrive koden slik at den er «fail to safe» - det vil si at det ikke returneres data som ikke matcher brukeren som er innlogget. Skriver man koden feil her, kan man i verste fall risikere at hele listen over ansatte i kommunen blir eksponert – med påfølgende søksmål og/eller bot fra datatilsynet. Med eksponert mener jeg at enkelte personer med onde hensikter kan bruke forskjellige teknikker for å hente ut bakgrunnsdata som ikke nødvendigvis er synlig i skjema, men som ligger i variabler i skjema. Her har jeg valgt å gjøre sorteringen i samme formelfelt som datakilden er importert for å unngå dette problemet.
Avtaletekst
Når dataene er importert blir den ansatte presentert for avtalen som skal signeres. Denne bruker variabler for å fylle ut teksten i informasjonsfeltet. Siden det er dette den ansatte skal signere på, har jeg valgt å skjule all annen skjemainformasjon. Det er også to avtaletekster, avhengig av om det er en midlertidig eller fast ansettelse.
Flere stillinger
Dersom den ansatte har flere stillinger vil det opplyses om dette i skjema. Her bruker jeg en teller som angir om det finnes flere, og i så fall presenteres en lenke til neste skjema som gjelder neste avtale. Her bruker jeg bare en url-variabel for å angi dette.
Får å få til dette har jeg simpelthen brukt html-koder i kvitteringsteksten som genereres i skjema:
Håper vi kan få høre flere erfaringer etter at det har vært i bruk en stund 